月商100万円のEC運営：手作業を標準化する

布製ポーチ20SKU（色やサイズ別の在庫単位）を国内一店舗で扱う架空のお店を想定します。店主一人が税込平均5,000円で月200件の注文を受け、受注や出荷、問合せに月60時間ほど使っている場面です。週1時間の準備時間と月25,000円程度のシステム利用料を想定した予算の中で、日々の通常作業と例外対応を整理し、補助担当一人へ無理なく引き継ぐ道筋を考えます。店主が日頃なにを確認して注文を完了にしているかを短い手順に落とし込むことが第一歩です。

忙しさは、どの作業から来ている？

受注、発送、問合せの工程を分け、日々の通常注文と例外の件数・所要時間を自店で記録することから始めます。ここでいう「例外」とは、住所不備や在庫不足、お届け日時の変更など、いつもの順番だけでは完了できない注文のことです。

月200件の注文を処理するなかで時間が奪われやすいのは、作業の手が止まる例外対応です。まずは注文件数や注文期間の全体像をつかむため、Shopifyの注文エクスポート機能を使って過去の注文一覧をCSV出力してみます。ただし、注文CSVの出力データは複数商品を含む注文で行が分かれるため、データの行数と実際の注文件数は一致しません。また、CSVデータ単体では過去の修正前住所や細かな問合せ履歴までは復元できない場合があります。そのため、住所確認が必要だった注文の抽出には、自店の問合せ記録や保留メモ、対応履歴など手元で取得できる記録を突合して探します。代表的な例外が月に何件起き、1件に何分かかっているかを把握することが改善の出発点です。

受注から発送まで、何を書き残す？

作業を引き継ぐ手順書には、見る管理画面、確認する項目、次の工程へ進んでよい「完了条件」、保留時の担当者の4点だけを簡潔に並べます。ここでいう「完了条件」とは、次の担当者や次の作業へバトンを渡してよい状態を指します。

通常注文であれば、管理画面で決済状況が確定しているか、商品の在庫があるか、お届け先住所が揃っているかを確認します。自店のルールに沿って梱包・出荷を行い、配送伝票番号を記録して発送完了通知を送るまでを完了条件と定めます。途中で確認が取れない注文は深追いせず、保留として店主へ戻すルールにします。このとき、決済の認証や確定と銀行口座への着金、そして商品の発送完了はそれぞれ別の状態です。手順書内でもこれらを混同しないよう、言葉を明確に分けて記載します。

毎日の仕事と、まとめる仕事をどう分ける？

出荷のように締切がある日々の業務を最優先に進め、売上の集計やデータの突合は自店の締め日に合わせてまとめて処理します。「締め」とは、一定期間の取引記録を照合して数値を確定させる作業です。

すべての業務を毎日抱え込む必要はありませんが、在庫不足や決済失敗といった急ぎの例外対応は週末まで待たせず、日次の出荷作業に合わせて処理します。一方、在庫全体の補充計画や広告の推移点検は週単位、売上や手数料の照合は月単位で行うと役割分担がしやすくなります。なお、この表は本架空店での頻度例であり、自店の締めや急ぎ対応に合わせて調整します。

月次の締めでは、たとえばShopify Paymentsの支払い詳細から取引情報をCSV出力し、注文番号ごとの売上、差し引かれた手数料、返金の有無を確認します。売上確定日と実際の銀行振込日は異なるため、入金履歴と売上データを別々に整理して確認します。

住所不備や返品は、誰が判断する？

例外業務を引き継ぐ際は、注文番号、発生理由、対応手順、担当者、保留条件、対応にかかった時間を記録し、権限と承認が必要な操作を明確に切り分けます。「保留」とは、事実確認や連絡が完了するまで出荷などの処理を進めずに止めておく状態です。

権限を分ける前提として、まずは自店の契約プランで補助担当用のアカウントを追加できるか確認します。たとえばShopifyの料金プラン（2026年10月時点）では、Basicプランには追加のスタッフアカウントが含まれません。スタッフ権限を複数アカウントで分ける場合は、アカウント条件に合う候補としてGrowプラン（最大5件）やAdvancedプラン（最大15件）などを検討し、自店の契約内容と照合します。

そのうえで、Shopifyのストア権限設定（概要条件）を活用し、注文の閲覧や出荷作業、元の決済方法への返金、注文エクスポートなど、役割に応じた許可を割り当てます。住所不備の確認メール送信は補助担当に任せ、返金処理や注文のキャンセル判断は店主の承認事項とする運用が考えられます。補助担当には出荷に必要な範囲の権限のみを付与し、顧客データの全件エクスポートや口座情報の変更権限を渡さないことで、不要な操作範囲を減らし誤操作時の影響を限定できます。

月商100万円でも、いくら残るか違う？

売上規模が同じ月商100万円であっても、原価率や配送条件、利用サービスによって手元に残る金額は大きく異なります。ここでの「残額」とは、算定対象として挙げた費用だけを差し引いた差額であり、事業の最終利益や自由に使える生活費、手元現金をそのまま表すものではありません。

この表の費用は説明用に同じ税込ベースにそろえた架空額であり、3.6%の決済手数料や25,000円のシステム利用料は特定サービスの公式条件ではありません。自店の実額に置き換える際は、各請求の税区分や対象額をそろえて再計算する必要があります。

また、残額の303,000円には店主自身の固定人件費や家賃、通信費、銀行の振込手数料、納付すべき消費税などが含まれていません。事業費と生活費を混同してこの残額全額を個人の生活費に充てることはできない点に注意が必要です。なお、注文のキャンセルや返品があった場合、返品値引き後の実売上を基準にするのであれば、同じ金額を二重に損失として差し引かないように整理します。

改善の影響を確かめる例として、仮に売上を維持したまま広告宣伝費を売上の10%から9%へ見直せたとすると、差額は月10,000円となります。まずはどの費目が自店の残額に大きく影響しているかを把握することが大切です。

プラン変更と小さな自動化、どちらを試す？

業務の改善を検討する際は、料金プランの変更と自動化のどちらを先に試すべきか、現在詰まっている作業や必要なアカウント、元に戻す手順から判断します。ここでいう「固定費」とは、一定期間において売上や注文件数に直接連動しにくい費用を指し、毎月支払うのか年払いなのかといった請求周期とは別の概念です。

上位プランへの変更は、補助担当用のアカウント発行や特定機能の利用が必要な場合の選択肢となります。Shopifyの料金プラン（2026年10月時点）では、日本向けBasicプランの通常料金は月払いで4,850円、年払いは月換算3,650円（1年分一括前払いで43,800円）です。なお、Shopify利用規約第5条5項に定められているとおり表示価格に税金は含まれず、Shopifyの請求サイクルも30日または1年単位の前払いとなります。

一方、BASEの料金プラン（2026年10月時点）のスタンダードプランのように初期費用・月額費用が0円の仕組みであっても、注文ごとに決済手数料とサービス利用料が発生します。固定費が抑えられても注文件数に応じた変動費がかかるため、自店の注文規模に応じた計算が欠かせません。

作業の自動化を試す場合は、影響を限定できる単一の作業から検証します。たとえばShopify FlowはBasic以上のプランでアプリ本体を無料で利用でき、「特定の注文に目印タグを付ける」といった分類処理から試せます。ただし、Flow本体は無料でも組み合わせる外部有料アプリやサービスの利用料は別途必要になる場合があります。また、API（システム同士をつなぐ仕組み）の呼び出し上限はプラン別に設定されており、外部サービスへHTTPリクエストを送信するにはGrow以上のプランが必要になります。自動化を導入する際は、付与したタグが後続の出荷処理や購入者への自動通知に影響しないかを確認し、問題が起きた際に処理を停止して元に戻せる手順をあらかじめ確かめておくことが重要です。

別の人に任せられるか、どう確かめる？

手順書を作成したら、いきなり本番の管理画面を操作してもらうのではなく、過去の注文データを用いた「紙上確認」で実務に耐えうるかを確かめます。「紙上確認」とは、実際の出荷通知や返金処理を行わず、記録やテスト用データを使って手順の並びと判断を確かめる作業です。

個人情報を伏せた代表的な通常注文と、住所不備が発生した注文のデータを1件ずつ用意し、週1時間の準備時間を使って補助担当と一緒に手順をなぞってみます。手順書の完了条件に迷う点はないか、どこで判断が止まったかを洗い出し、不明な点や残った例外を手順書へ書き戻します。実際に出荷や返金を行わずに確認することで、安全に手順の漏れを見つけられます。

手作業の手順が整い、将来的に複数モールへの展開などでデータ転記の負担が増えてきた段階で、分業と自動化の判断へと進めていくのが現実的です。まずは1つの通常注文を迷わず完了できる状態を目指します。

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