STEP 01
売上合計と銀行入金を直接比べない
注文日と入金日はずれ、複数日の決済が一つの振込にまとまり、手数料、返金、チャージバック、保留、調整が差し引かれます。当月の販売レポートと当月の銀行入金が一致する前提を置かず、決済事業者ごとの支払い・入金明細を橋渡し表の起点にします。売上の確定と現金の着金は別の締め作業です。
STEP 02
一行を入金ID・口座・通貨で固定する
銀行明細の1入金に対し、決済事業者名、加盟店アカウント、入金ID、通貨、入金ステータス、決済事業者の予定日、銀行着金日を記録します。複数ブランドや店舗を同じ口座へ入れる場合もアカウントを混ぜません。外部決済はShopify側だけで完結させず、その決済会社の明細を正本にします。
STEP 03
締め日・タイムゾーン・採用日をそろえる
注文作成日、決済確定日、決済残高へ反映された日、入金予定日、銀行着金日は同じではありません。月次表にはどの日を抽出条件にしたか、開始・終了日時、タイムゾーンを書きます。Stripeでも残高レポートは残高変動日、入金照合レポートは自動入金の有効日を基準にするため、異なる基準のCSVを同じ月として足しません。
STEP 04
入金に含まれる取引を明細で展開する
各入金IDについて、決済の総額、決済手数料、返金、チャージバック・異議、各種調整を明細行で集計します。Shopifyの支払い照合レポートは、選択した期間と通貨におけるShopify Paymentsの取引、手数料、支払いの内訳を確認するためのものです。Stripeの入金照合レポートも、自動入金を関連取引のまとまりへ照合する用途で、明細CSVを取得できます。
STEP 05
総額から純入金まで橋を架ける
基本形は、決済総額－決済手数料－返金－チャージバック±調整＝期間中の純増減です。そこへ期首の決済残高を足し、銀行への入金を引いた残りが、締め日時点の決済残高と一致するか確認します。税、送料、値引き、チップなど総額の範囲は決済会社と自店の定義で変わるため、画面のラベルをそのまま記録します。
STEP 06
未入金・保留・失敗を差額で消さない
締め日時点で利用可能前の取引、準備金、保留、最低支払額未満、失敗した振込、翌月予定の入金は、消込済みにせず未決一覧へ残します。Stripeでは自動入金向けの入金照合レポートと、手動入金や残高を銀行口座のように追う場合の残高レポートで用途が異なります。即時入金も含まれる取引をStripeが特定できないため、取引履歴との照合は事業者側で行います。
STEP 07
一対多・多対一をIDで解く
一つの注文に一部返金や複数回決済があり、一つの入金に多数の注文が含まれるため、注文番号だけで一対一照合しません。入金ID、決済取引ID、注文ID、返金ID、チャージバックIDを別列にして関連付けます。複数通貨は換算前通貨、決済通貨、入金通貨、為替調整を分け、円換算の差額を不明金へまとめません。
STEP 08
差額は理由と次の確認先を付ける
差額を『その他』で埋めず、締め日のずれ、手数料、返金、チャージバック、保留、為替、重複、欠落、銀行処理中、原因未確定へ分類します。原因未確定には金額、対象ID、確認先、担当、期限を置きます。翌月に解消したら元月の記録を上書きせず、解消日と対応する証拠を追記します。
STEP 09
会計へ渡す前に証拠を一組にする
月ごとに販売レポート、決済事業者の入金サマリーと明細、返金・異議の一覧、銀行明細、未決一覧を同じ保存単位にします。照合表は差額を説明する運営資料であり、売上計上日、総額・純額記帳、消費税区分、為替差損益などの会計・税務判断そのものではありません。採用する処理は証憑と契約を基に税理士や会計担当へ確認します。