STEP 01
月次締めの完了条件を先に決める
締め対象月、締め日時、タイムゾーン、初回集計日、確定日、責任者を一枚に書きます。完了は数字を入力した時点ではなく、売上・決済・在庫・広告・物流の根拠資料が保存され、差額と未確定項目に担当・期限が付いた状態です。速報値と確定値を同じ列へ上書きせず、締め後の訂正は調整日と対象月を残します。
STEP 02
売上は注文・取消・返金を同じ定義で締める
チャネルごとに総商品売上、値引き、取消、返品・返金、送料、税、ギフトカード等を分け、純商品売上の式を固定します。Shopifyの販売レポートは販売と売上取消を扱いますが、顧客との資金移動そのものを追うレポートではありません。注文日、売上取消の処理日、発送日など何を採用したかを書き、月末後に処理した前月注文の返金を当月売上と混ぜません。
STEP 03
決済は銀行着金だけでなく期末残高まで合わせる
決済事業者ごとに、期首残高、決済総額、手数料、返金、チャージバック、保留、調整、銀行入金、期末残高を照合します。Shopifyの支払い照合レポートやStripeの入金照合・残高レポートは、販売レポートとは期間基準や目的が異なります。入金IDと取引IDで橋渡しし、翌月入金、失敗、準備金、原因未確定の差額を未決一覧へ残します。
STEP 04
在庫はSKU・場所・状態別の締め時点を保存する
締め日時点のSKU、バリエーション、ロケーション、販売可能、確保済み、販売不可、入荷予定を保存し、実地棚卸や倉庫明細との差を理由別にします。期首＋入荷＋返品再入庫－販売・出荷－廃棄・紛失±調整＝期末という数量の橋を作ります。商品原価や棚卸資産の会計・税務処理は、数量管理と分けて証憑を会計担当へ渡します。
STEP 05
広告は配信費と請求額を別の表で照合する
媒体画面では月内の配信費をチャネル・キャンペーン別に締め、請求側では支払い、税、調整、クレジット、前月残高を確認します。Google 広告では停止後も停止前に発生した費用が請求される場合があり、取引画面には費用、支払い、調整、税などが月別に表示されます。カード引落額をそのまま当月の広告配信費にせず、未払・前払・調整の時期差を残します。
STEP 06
配送・倉庫費は出荷実績と請求条件を結ぶ
出荷件数だけでなく、サイズ、地域、温度帯、分割、保管、入庫、返品、梱包資材、付帯作業を請求単位に合わせます。月末時点で請求書が未着なら、出荷・作業明細から見積額を未確定として分け、前月見積と確定請求の差を当月の調整一覧へ載せます。平均単価で差を消さず、送り状番号、倉庫作業ID、請求行まで追える状態にします。
STEP 07
SaaS・外注・年払いを利用月と支払月で分ける
カート、アプリ、OMS、会計、制作、運用代行などは、契約名、対象期間、従量条件、税区分、請求日、支払日を記録します。年払いを支払月へ全額置いた資金繰りと、月別の運営判断に使う配分を同じ数字として扱いません。会計上の費用計上や前払処理は契約・証憑を基に会計担当や税理士へ確認します。
STEP 08
未確定・未照合を無理に0円へしない
未着の配送請求、未処理返金、決済保留、広告調整、在庫差には、見積額または数量、根拠、確度、担当、確認先、期限を付けます。原因不明の差額を『雑費』『その他』『誤差』へまとめると、翌月も同じ差が残ります。金額的重要性と期限は自社の会計方針で決め、確定後は元データを消さず調整記録へつなぎます。
STEP 09
締めた数字から翌月の一手を一つ決める
確定後に、予算差・前月差の大きい項目を商品、チャネル、原因へ分解します。売上だけ伸びて決済差や返品が増えた、広告費は計画内でも粗利が減った、在庫差が特定倉庫へ集中した、という関係を見ます。対策は広告上限、発注量、送料条件、返品ページ、照合手順など一つに絞り、担当・期限・翌月の確認指標を決めます。