STEP 01
利益が出ても資金不足は起こる
商品が売れた日と決済事業者から銀行へ入る日は同じとは限らず、仕入は販売前、広告や物流は締め後に支払う場合があります。売上から費用を引く損益表と、日付ごとの現金増減を見る資金繰り表を分けます。Shopifyの販売レポートも販売価値を示すもので、顧客との資金移動を追跡するものではありません。
STEP 02
最初の行は使える銀行残高にする
期首残高には、事業に使える普通預金と現金だけを入れます。未入金の売上、利用制限のある残高、回収未確定の売掛、カード利用可能枠を現金へ足しません。口座が複数ある場合は、決済入金、仕入支払、税・社会保険、借入返済など用途を記録し、資金移動を収入と二重計上しないよう振替行で照合します。
STEP 03
注文日ではなく入金予定日へ置く
決済事業者ごとに、売上確定額、決済手数料、返金、チャージバック、調整、入金予定日、銀行着金日を分けます。Shopify Payments以外の外部決済ではShopify管理画面で入金情報を確認できない場合があるため、PayPal、Amazon Pay、銀行振込など各管理画面・明細を正本にします。週末、祝日、審査、保留、銀行処理によるずれを予備日へ反映します。
STEP 04
売上見込みは確度を三段階にする
入金済み、決済済みで入金予定、まだ注文もない販売予測を別列にします。販売予測を確定入金と同じ色で足さず、保守ケースでは予測を減らすか0円にします。予約販売、代引、後払い、モールは回収条件と取消・返品の発生時期が違います。入金予定額は注文総額ではなく、各明細で控除される手数料や調整後の額へ置き換えます。
STEP 05
支出は請求月でなく引落日へ置く
仕入、関税・輸入消費税、倉庫、配送、広告、カート・アプリ、給与・外注、家賃、借入返済、税・社会保険を実際の支払予定日へ置きます。クレジットカード払いは利用日ではなく銀行引落日も記録し、未払残高を忘れません。最低発注量や繁忙期の前払いで仕入が膨らむ月は、発注日・前払日・残金日を分けます。
STEP 06
返金とチャージバックを翌月へ残す
Shopify Paymentsの返金は次の利用可能な入金から差し引かれ、元のクレジットカード処理手数料は返金されません。チャージバックも対象額などが入金へ影響します。当月の返品受付だけでなく、返金実行日、決済事業者での処理日、顧客着金日、入金控除日を分け、未処理分を翌週・翌月の予定へ繰り越します。
STEP 07
8週間を週次、30日を日次で見る
先8週間は週ごとの期首残高、入金、営業支出、借入・返済、期末残高を更新します。直近30日は支払日ごとの日次行へ落とし、月末だけでなく各日の計画残高を計算します。日本政策金融公庫の資金繰り表にも、売上回収、仕入、人件費などの営業収支と営業外収支、残高を分ける欄があります。自店では決済事業者別の入金とEC固有の返金列を追加します。
STEP 08
最低残高と対応期限を先に決める
残高が0円になる日では対応が遅いため、給与、主要仕入、返金、税など止められない支出を基に警戒残高を置きます。下回る見込みが出たら、発注量・広告上限・支払条件・入金頻度の見直し、未回収確認、金融機関や専門家への相談を、必要日の前に始めます。借入や支払延期を自動的な解決策とせず、条件・費用・取引関係への影響を確認します。
STEP 09
予測と実績の差を原因別に閉じる
毎週、銀行明細と決済入金明細を照合し、予定日・予定額を実績へ置き換えます。差は販売量、入金遅延、手数料、返金、広告超過、仕入前倒し、在庫差などへ分類します。月末残高が合っても途中の不足予測を消さず、最も低かった日と原因を次月へ残します。損益、在庫、未払、税の確定は会計担当と別途締めます。