STEP 01
SKUが同じでも、ロットと期限は分ける
SKUは、色やサイズなどを分けて管理する商品単位です。ロットは製造や仕入れのまとまりを識別する番号で、同じSKUに複数のロットが入ることがあります。『商品Aが120個』だけでなく、どのまとまりが何個あるかを残します。
商品コード、ロット、商品に表示された期限、保管場所、数量、入荷日、出荷可否を並べます。ロット番号が何を表すかは仕入れ先へ確認し、入荷日や自店の連番を製造ロットと同じ意味で扱わないようにします。読めない番号は推測で補わず、確認待ちに分けます。
管理画面の具体例として、以下ではLOGILESSの公式仕様を参照します。同サービスではSKUごとの集計とは別に、ロット番号や出荷期限日などの物理在庫属性でも保管状況を管理できます。ただし倉庫によって記録できない場合があり、導入前の合意が必要です。
STEP 02
商品に書かれた期限と、自店の出荷締切を混同しない
商品表示の期限と、店がその商品を発送できる最終条件は同じとは限りません。お届け時にどれだけ期間が残るかという約束があるなら、配送日数や倉庫の締切も踏まえて出荷対象を決めます。どの商品にも一律の日数を当てはめるのではなく、仕入れ先・販売先・倉庫と確認します。
画面の『出荷期限日』へ何の日付を入れるかも決めます。LOGILESSの同名項目は賞味期限や使用期限などを表す場合があるため、すでに差し引いた自店の出荷締切へさらに同じ日数を差し引かないようにします。元の表示日付、計算する日数、結果の締切を別列で残すと確認できます。
期限を過ぎても使えるか、食品を食べられるかといった安全性は、この在庫表から判断しません。値下げやセット販売でも、商品の表示や取引条件を独自に延長できるわけではありません。
STEP 03
120個のうち、出荷対象が60個になる例
2026年10月2日時点の架空例です。同じSKUについて、Aロット40個の表示期限は10月31日、Bロット60個は11月30日、Cロット20個は期限確認中とします。既存注文への確保や他の保留はなく、数量を重複なく分けています。
この店だけの仮ルールとして、表示期限の30日前から出荷対象外にするとします。Aは10月1日から対象外、Bは10月31日から対象外なので、10月2日に出荷へ使えるのはBの60個です。Cは分からないまま対象へ入れません。30日は説明用の仮定で、法定基準や全店への推奨値ではありません。
新たな注文50個をBから出すなら、出荷対象の残りは10個です。発送後の実物は70個ですが、その全てを次の注文へ使えるわけではありません。A40個とC20個の状態を保持し、帳簿から消したり期限を付け替えたりして、販売可能数へ戻さないようにします。
STEP 04
期限順に並べるだけでは、出荷を止められない
先に入った物から出す方法と、期限が近い物から出す方法は別です。後から入荷したロットの期限が短い場合もあるので、出荷順は入荷日だけで決めません。そのうえで、そもそも対象にしてよい在庫を先に分けます。
LOGILESSでは、物理在庫の引当順序で期限の近い物を優先できます。一方、通常は期限を超過しただけで引当対象から自動除外されません。注文へ割り当てないロケーションの利用や、引当不可日数に基づく保留への移動を倉庫と設定・運用する必要があります。数値を入力しただけで停止処理も稼働したとは判断しません。
同サービスは、期限の昇順で引き当てる場合、期限未設定の在庫が優先されることにも注意を促しています。期限あり・未設定を同じSKUで混在させず、不明分の保留と入力漏れの確認を入荷時に行います。
STEP 05
入荷時の記録を、出荷した注文へつなぐ
受け取るときに、実物の番号・日付と入荷予定を照合します。LOGILESSは、物理在庫属性には外装で識別できる値を使い、その後の在庫操作でも正しい属性を指定するよう案内しています。同じ棚に似た箱がある場合も、現物を見て区別できる状態にします。
出荷したロットを注文番号へ結び付けておけば、特定ロットに確認が必要になった際、残っている場所と発送済みの範囲を追えます。個人情報は公開の管理表へ載せず、店の権限管理された受注記録で照合します。記録があること自体を、回収などの対応が完了した証拠にはしません。
LOGILESSでは出荷前の物理在庫属性登録のほか、ロット番号だけなら条件付きで出荷検品時の記録も可能です。商品タグと有料のマルチプラットフォームによる検品が必要で、期限も同じ方法で後付けできるという案内ではありません。必要な記録と倉庫の実作業が一致するか先に確かめます。
STEP 06
保留・返品・日付変更を、元の記録へ戻して確認する
期限不明、表示違い、対象ロットの確認依頼があれば、関係する在庫だけを特定して出荷対象から分けます。すでに作業中の注文や他店舗の販売可能数も確認し、棚を分けただけで全システムへの反映が済んだとは考えません。
返品も、戻った数をすぐ販売可能へ加えず、ロット、表示、状態と再販売条件を照合します。元の出荷記録で特定できない物を、似たロットへ寄せて帳尻を合わせないようにします。
日付を修正するときは、誤入力の訂正なのか、出荷条件を変える判断なのかを分け、根拠と変更前後を残します。毎日の対象外抽出と、入出庫・保留の数量照合を続け、合計在庫だけでなく『今日出してよい数』を見られる状態にします。