STEP 01
受け付けるギフト対応の範囲を先に決める
ラッピング、のし、メッセージカード、手提げ袋、金額の分かる書類を入れない対応。『ギフト可』の一言にも、店によって違う作業が含まれます。まず自店でできることを分け、選べる種類、対象外商品、追加料金、準備に必要な日数を購入前に示します。
カラーミーショップには、のし・メッセージカード・ラッピングの設定があり、種類や手数料などを登録できます。ただし、選択欄を置けば任意の分け方まで倉庫へ伝わるわけではありません。何個まで包めるか、商品ごとに選べるかは、自店のカートと連携で確かめます。
最初は『指定商品をひとまとめに1包』のように、間違えずに扱える範囲から始めても構いません。包装1包ごとの料金なのか、1注文の料金なのかも明記します。例えば1包250円・2包なら500円という仮例でも、カートが1回分しか加算しなければ案内と合いません。実際の表示額と請求単位で確認してください。
STEP 02
誰が買い、誰が受け取るのかを分ける
購入者が自宅で受け取り、後で手渡す注文と、贈り先へ直接送る注文では、必要な案内が違います。注文者の連絡先、配送先、荷物で伝える贈り主名を別々に確認します。請求先の住所をそのまま配送先として使わないようにします。
贈り先へ直接届ける場合は、誰からの贈り物か分かる表示にしたい一方、配送会社が必要とする発送元・返送先などの情報もあります。送り状を自己流で書き換えず、店名と贈り主名をどう表示できるかを利用中の配送サービスで確認します。
代引きや着払いなど、受取人に支払いが生じる方法が意図せず選ばれていないかも点検します。配送希望日と到着保証は別です。用途や希望日を聞いても、出荷準備と配送の条件で間に合うと確認できなければ、到着を約束せず購入者へ相談します。
STEP 03
5点の商品を、2つの贈り物と自分用に分ける
例として、マグ2個とクロス3枚、合計5点の注文1件を考えます。購入者の自宅へ1口で送り、そこで2人へ手渡す予定です。確認した希望は『マグ1個＋クロス1枚を1包にして、同じものを2包。残るクロス1枚は自分用』です。
出荷用の指示には『包A：マグ1個・クロス1枚』『包B：マグ1個・クロス1枚』『包装なし：クロス1枚』と分けて書きます。2点＋2点＋1点＝5点で、注文した商品数と一致します。ラッピングは2包、外箱は1口。贈る相手が2人でも、配送先が2か所になるわけではありません。
カードがそれぞれ違う場合は、包AとカードA、包BとカードBを対応させます。この記事のA・Bは説明用の記号で、実際には注文番号と包装グループで追います。『ギフト2点』のように、商品2点なのか2包なのか読めない略し方は避けましょう。
STEP 04
納品書だけでなく、金額が見える場所を確認する
金額を贈り先へ見せない希望がある場合は、同梱する納品書、領収書、商品の値札、販促物などを確認します。購入者に必要な購入記録まで消すのではなく、購入者へ渡す書類と、荷物に入れるものを分けます。商品情報や安全上必要な表示を、値段を隠すためにまとめて切り取らないようにします。
Shopifyの明細表は、商品や数量、SKU、配送先・請求先の情報を扱い、テンプレートを変更できます。標準か独自テンプレートか、別アプリの帳票かによっても中身が違うため、『ギフトを選んだから金額が消えるはず』とは考えず、出力したものを見ます。
カラーミーショップの納品書案内では、購入時に入力された備考の文言は納品書の備考欄へ自動では入りません。一括印刷ではコメントを個別に編集できない点も案内されています。購入者のメッセージを受け取ったことと、そのまま正しいカードや書類が印刷されることは別です。
STEP 05
包装を閉じる前に、中身とカードを照合する
作業は、商品を取り出す、包装グループへ分ける、カードを組み合わせる、包む、外箱へ入れる、という順に分けると確認箇所を置きやすくなります。包装後に中身が見えなくなるため、包む直前にSKU・数量・カードの対応を確かめます。
のしやカードは、名前の漢字、用途、表書き、指定文面を購入者の入力と照合します。不明な点を常識や慣習で補完せず、必要なら購入者へ確認します。担当者が覚えている内容より、注文に結び付いた確定指示を優先してください。
倉庫へ委託している場合は、備考欄や選択項目のどれが出荷指示へ届くかを確認します。自動出荷の前に止めて確認する条件も必要です。公開用の見本には実在する顧客の住所やカード文面を使わず、作業用の個人情報も必要な担当者だけが扱える形にします。
STEP 06
変更が来たら、注文画面と出荷指示の両方を直す
注文後に『カードの名前を変えたい』『もう1点を同じ包みに入れたい』と連絡が来ることもあります。まず出荷を止められる段階かを確認し、確定した変更内容、追加費用の有無、変更した時刻を注文へ結び付けます。管理画面を直しただけで、倉庫が手元の旧指示を捨てたとは限りません。
差し替えたカードや帳票が使われ、旧版が混ざらないことまで確認します。すでに発送済みなら、配送先変更や再送の可否・費用を調べ、できると決めつけず購入者へ案内します。贈り先へ連絡する必要がある場合も、購入者との確認内容と目的に沿って行います。
開始前の確認では、自宅へ手渡し用をまとめる注文、贈り先へ直接送る注文、通常商品とギフトを混ぜる注文を試します。カートや連携先の安全なテスト手順を使い、実決済・実出荷を意図せず動かさないようにします。設定画面ではなく、最後に担当者へ渡る指示と印刷物が合えば、受け付けられる範囲が見えてきます。